Tampere-talo

Blogi: Mikä ihmeen Meeting Design?

02.05.2019

Kukapa meistä haluaisi järjestää kokouksen tai tapahtuman, joka ei kosketa ketään osallistujista, joka ei johda muutokseen tai tuloksiin, eikä edes kerro järjestäjästä hyvää viestiä? Tämä etenkin aikana, kun kaikilla on kiire, valintoja tehdään työn ja vapaa-ajan välillä, ja kilpailevaa tarjontaa on paljon. Eipä kukaan, ja koska asiakkuuspäällikkönä yksi tehtävistäni on auttaa asiakkaita onnistumaan, olin innoissani kun sain mahdollisuuden osallistua Meeting Design -kurssille.

Kurssin tavoite ei ollut opettaa meitä tilaisuuksia järjestäviä varaamaan kokoustilaa tai valitsemaan kaikille mieluisaa kokouslounaan menua, niin tärkeitä elementtejä kuin ne ovatkin. Kurssilla meidät laitettiin miettimään kokouspaikan ja -tilan välittämää viestiä ja tukeeko tilan tunnelma kokouksen tavoitteita, tai innostaako se osallistujia? Näitä selvitimme yksinkertaisimmillaan pohtimalla kertovatko ylimääräiset istumapaikat kokoustilassa siitä, että tapahtuma ei olekaan ollut niin suosittu ja haluttu kuin piti (tuleeko siitä fiilis, että miksi minä osallistun epäsuosittuun tapahtumaan?), tai sillä, että niukasti mitoitettu kalustus, jota tilaisuuden jo alkaessa joudutaan ehkä lisäämään, kertookin tapahtuman suosiosta (jolloin tulee fiilis, että onpa hienoa että minä olen tässä mukana).

Kokouksissa puhutaan aina asioista, jotka liittyvät maailmaan kokoustilan ulkopuolella. Opimme, että tämän vuoksi jotain pitäisi siis vielä tapahtua kokouksen jälkeenkin, kyseisen tilan ulkopuolella. Listasin myös muita tärkeitä oppeja koulutuksen saldona

  • Oleellista ei ole tapahtuma itsessään, vaan se mitä sillä saavutetaan – tämä on hyvä muistaa!
  • Kokouksen osallistujat ovat erilaisia, joten heille pitäisi myös tarjota erilaisia mahdollisuuksia ilmaista itseään.
  • Tapahtumaa suunnitellessa kannattaa rohkeasti laittaa ihmiset tekemään erilaisia asioita, sillä vaikka aina ei menisikään kuin Strömsössä, niin rohkeudella voi oppia ja saavuttaa suuria. Kannattaanko vaikkapa Brainstormig -sessiota edeltää kuivakka paneelikeskustelu, vai sittenkin jokin luova heittäytyminen?
  • Googleta vaikka ”icebreakers”, sieltä saat jo monta hyvää ideaa tunnelman vapauttamiseen. Tai entä jos lainaisitkin tapahtumalle kaavan ja ympäristön jostain ihmisille tuttua käyttäytymismallia edustavasta muodosta, vaikkapa jääkiekko-ottelusta, jossa suomalainenkin huutaa, heittäytyy ja herkistyy? Voisiko yrityksesi seuraava strategiatyöpaja ollakin urheiluareenalla, lämmittelyineen ja jälkipeleineen, lähtisikö porukasta enemmän irti?

Tästä koulutuksesta myös kouluttajan metodi jäi vahvasti mieleen. Monen aihepiirin lähestyminen aloitettiin jonkinlaisella harjoituksella, ilman, että me osallistujat välttämättä vielä tiesimme mihin harjoituksella pyritään. Suurin osa harjoituksista tehtiin pareittain tai pienryhmissä. Tämän jälkeen jokainen tiimi esitti omat ajatuksensa asiasta ja eri näkökulmista keskusteltiin lopuksi yhdessä. Jokainen pari tiivisti ajatuksensa pariin lauseeseen, jotka kouluttaja videoi, ja nämä videot jaettiin sähköisesti kaikille kurssin jälkeen. Erittäin osallistava ja innostava työtapa! Esimerkiksi harjoitus seminaaripäivän kokonaisuuden koostamisesta, jossa kukin tiimi koosti aanelosille piirretyistä seminaariosuuksista mielestään loogisen ja toimivan tapahtumarungon, jossa ytimenä oli esimerkkiyrityksen talouden huonon tilanteen esittäminen avainhenkilöstölle, sekä ratkaisujen etsiminen. Mihin järjestykseen sinä laittaisit toimitusjohtajan puheen, ideariihen, paneelikeskustelun, ryhmätyöt ja muutaman muun palapelin palasen – ja ennen kaikkea miksi? Meidän tiimimme ratkaisu näkyy yllä blogikirjoitukseni kuvassa.

Kiinnostuitko aiheesta? Lue lisää kirjasta Eric de Groot & Mike van der Vijver, Into the heart of meetings, Basic Principles of Meeting Design

Tai ota minuun yhteyttä ja jatketaan keskustelua!

***

KIRJOITTAJA

Helsingistä Pirkanmaalle paluumuuttanut, sanavalmis ja toimelias Hanna-Leena Laszka työskentelee Tampere-talossa yritysmyynnin asiakkuuspäällikkönä. Intressit ja tausta vahvasti tapahtuma- ja ruokapalvelualalla, myynnissä ja markkinoinnissa. Vapaa-aikanaan hän puuhailee hirsitalonsa kunnostustöissä ja haaveilee omasta piha-aasista.

LinkedIn: Hanna-Leena Laszka

Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjäkokemustasi. Jatkamalla eteenpäin hyväksyt evästeiden käytön. Lue lisää

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Sulje